업무 중 전화 잘 받고,하는법

업무 중 전화 잘 받고, 하는법

< 인사 및 내 소속과 이름을 먼저 밝히자 >

☎ 전화가 울리자마자 받으면 상대방이 당황할 수 있으니 전화벨이 3,4회 울린 후 받는 걸 추천한다.

ex) 안녕하세요. **회사 ***님! 저는 마케팅부 팀장 ***입니다. 혹시 지금 통화 가능하실까요? 다름이 아니라, ******에 대하여 몇 가지 문의사항이 있어서요.

☎ 내가 전화 통화하고자하는 상대방이 정확히 맞는지 확인은 필수이다.

< 용건 시작 전에 안부 인사말을 덧붙이자 >

☎ 다짜고짜 용건을 말하기보다는 간단한 인사말이라도 안부인사를 먼저 건네는 게 좋다.

ex) 점심식사는 맛있게 하셨어요? 다름이 아니라 다시 확인드려야할 사항이 있어서요~

오랜만입니다. ***님! 잘 지내셨죠? 다름이 아니라 *** ***건으로 다시 말씀드릴 게 있어서요~

날씨가 많이 더워졌네요~ 다름이 아니라 전달주신 시안 확인해보니 수정사항이 몇 가지 있어서요~

< 중요한 내용은 메모 후 한 번 더 확인하자 >

☎ 아무래도 유선상으로 나눈 이야기는 시간이 지나면 정보 및 기억이 가물가물 해질 수 있어 나중에 ' 그런 이야기 들은 적 없다 '하면 곤란한 상황이 생긴다.

ex) 안녕하세요. ***님 마케팅부 *** 입니다. 유선상으로 말씀하신 것처럼 전달해주신 사항은 ***으로 알고 있겠습니다.

☎ 중요한 내용의 경우, 통화 후 메일 또는 카톡에 기록을 꼭 남겨야 한다.

< 다른 사람의 전화를 대신 받았을 경우 >

☎ 해당 팀원이 화장실을 갔을 경우에도 있는 그대로 말하는 것보다는 돌려 말하는 게 좋다.

ex) ***팀장님이 현재 중요한 회의 중이십니다. 메시지 남겨주시면 전화드리라고 전달드리겠습니다.

***팀장님이 현재 외부 미팅 중이십니다. 메시지 남겨주시면 전화드리라고 전달드리겠습니다.

☎ 내 전화가 아닐 경우, 대신 통화하는 것보다는 메시지만 남겨둬야 한다.

☎ 모르는 질문을 받았을 경우에는 애매하게 대답하는 것보다는 해당 담당자가 아니라 답변드리기 어렵다고 명확히 전달한다.

< 체크리스트 작성하기 >

☎ 중요한 내용을 유선상으로 전달해야 할 경우 미리 체크리스트를 정해놓으면 좋다.

ex) 계약기간 확인하기, 미팅 날짜 전달하기, 미팅 날짜가 변경 있을 시 일정 조정하기 및 확인하기

☎ 통화 후 중요 내용을 정리해서 메일로 한번 더 보내 놓는다.

< 전화 TIP >

☎ 전화를 받는 상대방의 업무시간에 맞춰 전화하는 것이 좋다.

☎ 출, 퇴근 시간 및 점심시간은 되도록 피해서 전화한다. 꼭 그 시간에 전화를 드려야 할 경우에는 문자로 미리 양해를 구하는 것이 좋다.

ex) 안녕하세요. ***님 마케팅부 ***팀장입니다. 다름 아니라 *** ***건에 대하여 급하게 확인해주셔야 하는 부분이 있어서요. 혹시 잠시 통화 가능하실까요?